プライバシーに関する通知 - シェルグループ従業員、請負業者、および扶養家族の個人データ

この通知では、当社が収集する個人データ、収集目的、およびこの点に関する皆様の権利を明記します。

このプライバシーに関する通知は何に適用されますか?

シェルグループ企業(「シェル」または「当社」)内のすべての個人は、互いの個人情報、ならびに当社顧客、事業パートナー、サプライヤーの個人情報の保護に責任を負います。

本プライバシーに関する通知では、現在または以前の従業員、インターン、または個人請負業者、およびシェル従業員(「シェルスタッフ」)の扶養家族の方に対し、シェルが処理する個人情報に関する情報をお知らせいたします。

個々の小売販売のお客様、シェルロイヤリティプログラムの会員、シェルのウェブサイトの閲覧者、またはシェルアプリケーションのユーザーの方は、プライバシーに関する通知 - B2C(https://www.shell.co.jp/ja_jp/privacy/b2c-notice.html)を参照ください。

シェルの求人に応募する方、採用イベントに参加する方、または審査を受ける方は、プライバシーに関する通知 - シェルグループ採用(www.shell.com/careers)をご確認ください。

これらの各種通知はシェルのWebサイトからも入手でき、当社が事業を行う場所、各地域の言語、および必要に応じて各地域の要件を反映したものになっています。

このプライバシーに関する通知に加えて、個別に作成したプライバシーに関する通知および補足的なプライバシー声明には、人事業務(Open Resourcing、OneHealth IT、およびInternational Mobilityプログラムなど)に関して当社が行う個人データの処理方法に関する詳細情報が記載されている場合があります。このような場合、当該プライバシーに関する通知を個別にお知らせします。これらのプライバシーに関する通知は、各地域の慣行および適用される法律による義務を反映するために、当社が事業を行う国によって内容が異なる場合があります。

このプライバシーに関する通知では、皆様についてどのような個人データが処理されるか、その理由、目的、どれくらいの期間個人情報が保管されるか、個人情報へのアクセス方法および更新方法、個人情報に関するオプション、詳細情報の確認についてご説明します。

当社が収集する個人データの種類。

どのような個人情報を処理するのですか?情報の収集

当社は従業員との関係を管理し、請負業者およびインターンと契約し、およびシェル従業員の特定の扶養家族に給付を提供するために個人情報を処理します。

これには、自宅連絡先、生年月日、配偶者の有無、給与支払いおよび銀行口座情報、給与および受益者情報を含む給付に関する情報、緊急連絡先、業務成績情報、皆様が勤務する国で働く権利を確保するために必要な情報、およびその他の従業員との関係を管理する上で必要な情報、請負業者およびインターンと契約する上で必要な情報、シェル従業員の特定の扶養家族(シェル従業員が海外赴任する間に同行する扶養家族等)に給付を提供する上で必要な情報が含まれます。

要配慮個人情報

当社はまた、個人の健康、民族や人種、宗教や哲学的な信条、性的指向、政治的意見、および組合加入の有無などの個人情報を含む、特別な種類のデータ(「要配慮個人情報」)を処理します。当社がかかる個人データを処理するのは、雇用および社会保障法を遵守する目的、または請求権の確立、行使もしくは防御の目的で必要な場合、または職業上の医療アドバイスとサポートを提供する目的で必要な場合、個人の重要な利益の保護(緊急時など)、公衆衛生上の理由で必要な場合、または個人が明示的な同意を提供した場合のみに限られます。

当社は、個人データの処理について法的根拠がある場合に限り、これを行います。

なぜ個人情報を処理するのですか?

当社は、以下の場合に皆様の個人情報を処理します。

  • 各地域の法律と規則を遵守する当社の義務を満たすため。
  • 正当なビジネス上の利益のため(たとえば、有能かつ優秀な人材を確保するための業績管理、または許可された人材のみが特定の拠点または資産にアクセスできるようにするための安全衛生およびセキュリティの目的、訴訟、および請求からの防御)。または
  • 皆様からの明確な同意がある場合。

一般原則として、シェルは個人情報の処理においてシェルスタッフの同意を求めたり、それに依拠したりすることはないことをご理解ください。ただし、たとえば該当する各地の法律で義務付けられるなど、限定的ながら同意が必要となる状況もあります。

要求されるシェルスタッフの個人情報は、法的および/または契約的要件を満たすため、およびプログラムへの参加または給付の機会を提供するために必要とされる最小限とします。要求される情報を当社へ提供できない場合は、今後の雇用、インターンシップ、および請負業者としての契約の継続、またはプログラムへの参加、給付の受領にマイナスの影響を与えます。

情報の処理が同意に基づいて行われる場合、およびそれを規定する適用法に従う場合は、皆様はいつでも自分の同意を取り消す権利を有します。このことは、同意の取り消し前の処理の有効性には影響を及ぼしません。しかし、同意の取り消しは、雇用もしくはその他の関与の継続、またはプログラムへの参加、給付の受領に影響を与える場合があります。

個人データの処理目的。

個人情報を処理する目的は何ですか?

当社は、本プライバシーに関する通知の対象となる個人情報を以下の目的で処理します。

  • 人事、人事管理、ビジネスプロセス実行、内部管理、経営者への報告、組織分析および開発。これには、予算、財務および組織の計画、管理、報酬、パフォーマンス管理が含まれます。
  • 安全衛生およびセキュリティ。これには、シェルスタッフの生命または健康の保護、労働安全衛生、シェルの資産の保護、およびシェルスタッフのステータスとアクセス権の認証が含まれます。
  • 法律や規制の遵守 。これには法律または規制上の義務の遵守が含まれます。

また、当社は、個人情報を、次のような、上記に密接に関連する二次的な目的において処理する場合があります。

  • 個人データの保存、削除、または匿名化。
  • 詐欺行為の防止、監査、調査、紛争解決または保険の目的、訴訟、および請求に対する防御。
  • 統計的、歴史的、または科学的研究。

監視

シェルのIT設備におけるおよび/またはシェルのITネットワークに接続している時のすべての活動は、正当な事業上の目的のため監視される場合があります。

すべてのシェルスタッフは、アクセスバッジを受け取ります。これによって、シェルは、シェルの敷地および施設で個人がアクセスしたデータ、日次、アクセスポイントを記録します。アクセスおよびセキュリティシステムから得たデータは、以下の目的で使用します。

  •  健康、安全およびセキュリティ上の目的、詐欺行為の防止、特にシェルの資産、シェル従業員、シェルの施設訪問者の保護。
  •  法律および規制上の要件に応じる場合。具体的には、現地の政府または監督当局に情報を提供する法律要件がある場合。
  •  人事および不動産管理の目的で、シェル施設の入場者および勤務者の人数を、合計値として監視するため。
  •  シェルの従業員ではなく請負業者のみの場合、シェル施設への入退場日と時刻は、財務管理と財務統制の目的で使用されます。

当社の敷地および施設の大部分に、監視カメラ(CCTV)が設置されています。監視カメラが使用される場合は、人物が特定されます。監視カメラは衛生、安全、およびセキュリティのため、特にシェルの施設、シェルスタッフおよびシェルの敷地への訪問者の保護のために使用されます。衛生、安全、またはセキュリティに関する事故、犯罪行為またはその疑いのない場合、すべての映像は定期的に削除されます。また上記が該当する場合で、特に法的に義務付けられている場合または法執行機関やその他政府機関により許可されている場合は、シェルの調査チームによって確認されます。

スクリーニング

法律および規制に関する義務を遵守し、シェルの資産および従業員/請負業者を保護し、具体的には、シェルが貿易統制、マネーロンダリング禁止法および/または贈賄・汚職禁止法、並びにその他の規制要件を確実に遵守できるようにするため、全従業員および全請負業者に対し定期的にスクリーニングを実施します。このスクリーニングは、一般的に入手可能なまたは政府発効の制裁リストに対して実施されます。また、シェルの保有する皆様に関する情報と比較されます(例えば、利益相反の登録等。詳細はこちらをご覧ください)。

スクリーニングを通じて収集された個人情報が、雇用、インターンシップ、または請負業者としての契約の継続の適合性に関するプロファイリングや自動意思決定に用いられることはありません。

個人情報の収集に関する責任は誰が負いますか?

シェルジャパン株式会社(東京都千代田区丸の内1-11-1パシフィック・センチュリー・プレイス12階)が、シェルグループの関連企業と共同で、個人情報(扶養家族のものを含む。)の処理について責任を負います。

独立請負業者の場合は、そのサービスを契約したシェルグループ企業が単独で、またはシェルグループ企業内の関係企業および皆様の外部の契約/雇用関係のある企業/エージェントと共同して実施します。

 

個人情報は誰と共有されますか?

個人情報は誰と共有されますか?

皆様の個人情報は上記の目的のために限定して処理されます。また、必要最小限の知る必要がある人にしか知らせない原則に厳格に従い、以下に共有されます。

  • シェルグループ内の他の会社(皆様の所在地以外に所在する場合もあります)。
  • シェルが許可した第三者エージェント、サービスプロバイダー、外部監査人、および下請業者のいずれかまたは複数。および
  • 関連するシェルグループ企業が従う法的または規制的義務を遵守する必要がある場合、または適用法によって認められる場合は、適切な権限を有する公的機関、政府機関、規制機関、または財務機関。または
  •  シェルが、自らの権利や義務の譲渡を提案する相手。

個人データは、適切な保護措置を講じた上で、国外に転送される場合があります。

個人データの他国への転送

個人情報が皆様の所在国以外の国に所在するシェルグループ内の企業および/または権限のある第三者に送信された場合、個人情報が上記の目的にのみ限定して処理されること、および個人情報を保護するために十分なレベルの保護が提供されていることが確実となるよう、組織的、契約的、および法的措置を講じます。これらの手段には、シェルグループ内の転送に関する、およびEU内のシェル企業に関する拘束力を有する社内規程、第三者への転送に関する欧州委員会が承認する転送メカニズム、および追加的な現地の法的要件が含まれます。拘束力を有するシェルの社内規程の一式は、https://www.shell.co.jp/ja_jp/privacy.htmlで閲覧するか、privacy-office-SI@shell.comに連絡いただければ、ご提供いたします。

シェルは、お客様の個人情報を保護することをお約束します。

個人情報に関するセキュリティ

皆様のプライバシーを不正アクセスや不適切な使用から保護する目的で技術やポリシーを導入しており、新しい技術が利用可能になれば必要に応じてこれらの措置を更新する予定です。

シェルは、お客様の個人情報を定められた期間のみ保有します。

個人情報を保有する期間は?

個人情報を含むすべての情報は、シェルグループの情報および記録管理基準に沿って管理されます。また、正当な事業上の目的または法的/規制的目的で必要がなくなった後で確実に削除されます。

各地の法的義務を遵守する場合に必要な例外を除き、以下のとおりです。

  • 人事ファイル内にある情報は、雇用の終了後最大10年間保持されます。
  •  退職給付に関する情報は、雇用開始から最大99年間保持されます。
  • 一般公開情報または政府発行の制裁リストおよびメディア情報源と照合するスクリーニングの一環として収集された個人データは、最初に収集されてから最大15年間保持されます。
  • シェルの施設に入場するすべての個人の名前、日付、時刻、および訪問先は、各入場の時から3年間保持されます。
  • 重大な不正行為により、個人が解雇された場合、または契約が終了した場合(シェルのライフ・セービング ルール(救命ルール)の違反またはシェル行動規範の違反を含む)、その情報は解雇または終了後30年間保持されます。

但し、すべての場合について、情報は(a)法的あるいは規制上の要件によって保管期間が延長されるか(法的または規制上、保管の必要性がないとみなされた時点で削除されます)、または(b)皆様が自身のデータの処理に異議を唱え、且つデータを保管する正当な事業目的がない場合は保管期間が短縮されることがあります。

皆様の権利と、その行使方法について。

個人データに関する皆様の権利

当社は、皆様に関する情報をできるだけ正確に保つことを目指しています。皆様は、以下の要求を行えます。

  • 自分の個人データにアクセスすること。
  • 個人データの修正または削除(ただし、正当なビジネス上の目的に照らして不要になった場合のみ)。
  • 個人データの処理を制限すること。および/または
  • 技術的に可能な場合、シェルに提供した個人情報であって、他者に送信される予定のものを、体系的でデジタル化された様式で受け取ること。

HRオンラインにアクセス権を有する方は、https://hronline.shell.com/から個人情報にアクセスできます。

または、お近くの人事アドバイザーまで連絡してください。請負業者の方は、当社外の契約/雇用関係のある企業/エージェントにお問い合わせください。元従業員または扶養家族の方は、privacy-office-SI@shell.comまでご連絡ください。

個人データについて質問、懸念、苦情がある場合、誰に連絡できますか?

個人データの処理に関して問題、質問、苦情がある場合は、+81-3-3218-1771にご連絡いただくか、代わりにPrivacy-Office-SI@shell.comまでご連絡ください。

Shell International B.V.(オランダ、ハーグ - 商業登記番号27155369)のシェルグループ最高プライバシー責任者にもご連絡いただけます。住所は、PO Box 162, 2501 AN, The Hagueです。

シェルによる皆様の個人情報の取り扱いに関してご不満をお持ちの場合は、日本の個人情報保護委員会、またはオランダのデータ保護監督機関(住所:Prins Clauslaan 60, 2595 AJ The Hague, Netherlands)に苦情を申し立てる権利を有します。詳細はhttps://autoriteitpersoonsgegevens.nl/enをご確認ください。

このプライバシーに関する通知は、今後更新して参ります。

本プライバシーに関する通知の変更

本プライバシーに関する通知は、適時変更される場合があります。本プライバシーに関する通知を定期的にチェックし、変更点を確認することをお勧めします。本プライバシーに関する通知の最終更新日は2021年11月です。